レンタル会議室の仕組み
レンタル会議室とは、様々な事情により一時的に会議に使う部屋を借りたい、というニーズに応えることが出来る部屋です。
一定料金を払うことで、希望の広さや設備が備わっている部屋を使うことができ、多くの会社や組織が活用しています。
自社会議室とレンタル会議室の違い
自社会議室の特徴
自社会議室は、広さが決まっているため、人数によっては狭くなってしまったりすることがあります。また会議の度に備品を準備しなくてはならないので、準備が大変という注意点もあります。
レンタル会議室の特徴
レンタル会議室では、プロジェクターやホワイトボードなどの備品を用意する必要がないので、身軽に会議の準備が出来るというメリットがあります。また東京駅近くなど分かりやすい場所を借りられれば、アクセスもしやすいというメリットを得ることも出来ます。
ネット検索なら口コミもチェックできる【レンタル会議室の探し方】
東京駅周辺でレンタル会議室を探す方法
東京駅周辺など人口が多い場所には、多くのレンタル会議室があります。希望の場所を探すためには、まずは東京駅、レンタル会議室、とインターネットで検索してみましょう。部屋の形状や広さ、料金など様々なところを比較して、希望の場所をいくつかピックアップし、電話かインターネットで予約をすることで、簡単に利用することが出来ます。また、同様に賃貸事務所も探すことができます。賃貸事務所を利用する場合、交通アクセスも大事ですが条件なども決めておくことが大切です。例えば中には24時間使用できないところもあるため、残業で遅くまで残ることがある場合には向いていないと言えるでしょう。条件をしっかりと確認し、契約することで失敗を避けることができます。
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イベント会場にも
イスや机の形を変更すれば、一時的なイベント会場として活用することが出来ます。
備品もそろっていますので、会社内の交流会や、新入社員の懇親会の会場にするという使い方も良いでしょう。
講習会にも使用出来る
プロジェクターやマイクなどの機材を使用することが出来ますので、講習会に使用する団体も多くいます。場所によっては２００人程度収容出来るところもあるので、ぜひ活用してみましょう。
商談場所として
大切なお客様との商談会議に活用する方法もあります。カフェなどでは出来ない第三者に聞かれたくない極秘会議や、商談相手のスタッフ人数が多く自社会議室が使えない場合などに便利です。
展示会会場として
新商品の発表会に活用するのも良いでしょう。ホテルやイベント会場を抑えるよりもかなり費用を節約することが出来ます。アクセスの良い場所にすれば、集客アップも望めます。
レンタル会議室の費用目安
レンタル会議室は、使用する広さ、時間、立地条件などによって費用が大きく異なります。
たとえば、２０人程度収容可能の比較的小さな場所で、東京駅近くでアクセスが良く、機材や備品も比較的そろっている場所と仮定すると、２時間程度でおよそ２万円が目安となります。
レンタル会議室に関するQ&A
時間がオーバーしてしまった場合はどうなりますか
既定の時間をオーバーしてしまった場合には、延長料金を支払う必要性があります。無駄なコストをかけないためにも、時間は必ず厳守するようにしましょう。
会場の下見は出来ますか？
予約が入っていない時間帯であれば、下見可能です。賃貸オフィスを探すときも契約前に働きやすいかを把握する目的で設備などを見て回りますが、会議室を借りる時も下見をしていた方がいいので問い合わせてみるといいですよ。会議室の広さや使用機材の確認、トイレの数など細かなところをチェックしておくと当日困ることがなくてスムーズに会議が進むことができ良いでしょう。
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